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Pourquoi sommes-nous surpris lorsque des projets dépassent les échéances?

Août 16, 2018

Blogue sur l’analyse comparative du rendement, Partie 6 : Pourquoi sommes-nous surpris lorsque des projets dépassent les échéances?

Le saviez-vous? L’incertitude peut être définie par 1) la durée des activités normales et l’écart des coûts et 2) les événements à risque. Pratiques liées à l’établissement de calendrier :
Dans un calendrier de projet, l’incertitude est prise en considération et explicitement définie (p. ex., ajout de temps imprévu et affectation de ressources supplémentaires).

Les projets prennent du retard parce qu’ils ont été planifiés ainsi. Ne pas reconnaître et gérer l’incertitude entraîne un manque de préparation, une mauvaise réaction aux événements, des délais inutiles, des pertes, du mécontentement et un moral bas.

Si vous vous rendez dans une ville voisine en empruntant un chemin familier, vous avez probablement une bonne idée du temps que cela prendra, et vous planifierez bien souvent votre trajet en conséquence. Si la route est belle, que la circulation est fluide et qu’il fait soleil, vous arriverez peut-être avec 10 minutes d’avance pour un trajet d’une heure. Cependant, beaucoup de choses peuvent vous retarder : de la construction routière, de mauvaises conditions météo, d’autres véhicules plus lents, des ennuis mécaniques, etc. Certains de ces facteurs peuvent prolonger considérablement votre temps de déplacement.

Trop souvent en construction, nous ne planifions que les choses habituelles et ne tenons pas assez compte des incertitudes qui, nous le savons, font partie du processus. De plus, il est tout aussi important de reconnaître qu’en général, il y aura plus de choses qui se passeront mal que de choses qui se passeront bien. En d’autres mots, si nous faisons le calcul, nous savons que la durée du projet dépassera la durée habituelle, ou que le projet sera en retard, si nous utilisons cette valeur pour la planification.

Dans un calendrier de projet, on peut consigner l’incertitude en utilisant des notions comme temps pour imprévus, périodes tampons entre chaque étape ou marge. Dans le cadre de projets plus petits, l’incertitude peut être considérée en tant que provision générale (p. ex., une augmentation en pourcentage) pour tenir compte de la nature du projet (p. ex., propriétaire, concepteur, emplacement géographique) et elle s’applique alors à l’ensemble du calendrier.

Les outils et les techniques visant à tenir compte de l’incertitude devraient croître à mesure que s’amplifient la portée et la complexité des projets. Par exemple, on peut inscrire les risques selon une probabilité quantitative. Des estimations de l’incidence peuvent être réalisées afin de revoir les calendriers et le budget, de débloquer les fonds de prévoyance, de gérer les risques et d’estimer l’incidence des risques.

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L’outil d’autoévaluation est conçu pour être rempli de manière individuelle par un membre de votre équipe de direction ou encore dans un cadre collaboratif. Envisagez de demander à vos responsables et à vos directeurs d’y répondre et prenez le temps de discuter des perspectives de chaque membre du groupe.

Cette initiative est appuyée par le Programme d'aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI CNRC).

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